1. Préambule

Responsable du traitement : Papermail — [à compléter : raison sociale, forme juridique, numéro SIREN/SIRET et adresse du siège social]. Contact : hello@papermail.fr.

Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel (RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Dans le cadre de notre activité, nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Pour une bonne compréhension de la présente politique :

le responsable du traitement : Papermail ;
le sous-traitant : toute personne physique ou morale traitant des données pour le compte d'Papermail ;
les personnes concernées : les utilisateurs et destinataires du service Papermail ;
les destinataires : les personnes physiques ou morales recevant des données de la part d'Papermail (partenaires techniques, prestataires de livraison, établissements bancaires, etc.).

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l'obligation d'information à laquelle Papermail est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et obligations des utilisateurs au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique s'applique à l'ensemble des traitements de données réalisés dans le cadre du service Papermail — service permettant l'envoi de lettres personnalisées (aerogrammes) à des destinataires via WhatsApp et d'autres canaux de communication.

4. Données collectées

Dans le cadre de nos services, nous collectons les données suivantes :

Données d'identification de l'expéditeur : nom, prénom, numéro de téléphone WhatsApp, adresse e-mail ;
Données du destinataire : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale (si impression et envoi physique) ;
Contenu de la lettre : texte rédigé par l'expéditeur, photos ou visuels joints ;
Données de paiement : traitées par nos prestataires de paiement sécurisés (nous ne stockons pas les données bancaires brutes) ;
Données techniques : adresse IP, logs de connexion, données d'interaction avec le service.
Mesure d'audience : statistiques de fréquentation anonymisées (Vercel Analytics), sans cookie publicitaire ni revente à des tiers.

5. Finalités et bases légales

Papermail traite vos données pour les finalités suivantes :

Traitement et envoi des aerogrammes commandés ;
Gestion de la relation client et suivi des commandes ;
Facturation et gestion des paiements ;
Amélioration du service et analyse de satisfaction ;
Respect des obligations légales de sécurité et de conservation ;
Prospection commerciale, avec le consentement préalable de l'utilisateur.

Ces finalités reposent sur l'exécution du contrat, l'intérêt légitime d'Papermail et, le cas échéant, le consentement de la personne concernée.

6. Origine des données

Les données sont collectées directement auprès des utilisateurs lors de l'utilisation du service, ou indirectement via d'autres utilisateurs lorsqu'un expéditeur renseigne les coordonnées d'un destinataire. Dans ce cas, l'expéditeur s'assure qu'il dispose du droit de nous communiquer ces informations.

7. Destinataires des données

Les données ne sont accessibles qu'aux destinataires habilités. Papermail interdit la vente de données utilisateurs.

Internes : personnel habilité chargé du traitement des commandes, du service client et des opérations techniques ;
Externes : prestataires d'impression et de livraison, fournisseurs de services de messagerie (WhatsApp / Meta), prestataires de paiement.

Les prestataires de paiement utilisés sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité.

Transferts hors Union européenne. Certains prestataires (notamment WhatsApp / Meta pour la messagerie, ainsi que nos prestataires de paiement et d'hébergement) peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne, y compris aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou certification au Data Privacy Framework UE–États-Unis).

8. Durée de conservation

Les données sont conservées le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à titre indicatif :

Données de commande et contenu des lettres : pendant la durée de la relation, puis archivage jusqu'aux délais légaux applicables ;
Pièces comptables et de facturation : 10 ans, conformément au Code de commerce ;
Données de prospection : jusqu'à 3 ans après le dernier contact, ou jusqu'au retrait du consentement ;
Logs de connexion : jusqu'à 12 mois.

Passé ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Sécurité

Papermail met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction, la perte, l'altération ou la divulgation non autorisée, notamment : gestion des accès, chiffrement des communications, protocoles de sécurité.

10. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, Papermail s'engage à en notifier la CNIL dans les délais prescrits par le RGPD. Si la violation présente un risque élevé pour les personnes concernées, celles-ci en seront informées dans les meilleurs délais.

11. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données :

Droit d'accès : obtenir confirmation que vos données sont traitées et en demander une copie ;
Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ;
Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD ;
Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données ;
Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible ;
Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection ;
Droit post mortem : formuler des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez-nous par e-mail à hello@papermail.fr, accompagné d'une copie de votre titre d'identité.

12. Décision automatisée

Papermail ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

13. Sous-traitance

Papermail peut faire intervenir des sous-traitants dans le cadre du traitement des données. Ces sous-traitants sont soumis aux mêmes obligations de protection des données et liés par un contrat écrit conforme au RGPD.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation en vigueur, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy — TSA 80715 — 75334 Paris Cedex 07
Tél : 01 53 73 22 22 — www.cnil.fr

15. Évolution de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment en cas d'évolution légale, réglementaire ou de nos pratiques. Toute modification sera portée à la connaissance des utilisateurs par voie électronique ou via notre site.

16. Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles : hello@papermail.fr

Pour toute information générale sur la protection des données : www.cnil.fr